Quy trình upload văn bản lên Cổng thông tin

Quy trình này hướng dẫn việc lưu trữ và cập nhật tin bài có văn bản đính kèm lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban Dân tộc - Ver 2.1 (1/2013)
Đầu vào: file văn bản – chính sách
Đầu ra: file upload lên máy chủ FTP; Tin văn bản trên cổng
Báo cáo: số lượng Văn bản đã upload và Văn bản hết hiệu lực cho đ/c tổng hợp báo cáo của Phòng vào ngày làm việc cuối mỗi tuần
Soạn thảo: Nguyên.PL
Duyệt: Cường.C
File DOC: http://www.mediafire.com/view/?q25bupzdk8t1q14

Bước 1: Kiểm tra trùng lặp Văn bản 
Cách 1: Tìm kiếm trên: chinhsachdantoc.blogspot.com 
Cách 2: Tìm kiếm trên thư mục máy chủ FTP (theo Bước 3)

Bước 2: Đặt tên Văn bản 
Số (5 ký tự)_loại_Cơ quan ban hành_ ngày (8 ký tự)_Trích yếu (ngắn gọn)
(VD: 00162_QD_UBDT_24072012_QDPheDuyetPCMT2012.pdf)

- Tên file Văn bản là chuỗi ký tự liền nhau, không có dấu tiếng Việt, chữ cái đầu của mỗi từ được viết hoa
- Trường hợp Văn bản có nhiều file đính kèm thì sử dụng phần mềm nén lại với tên file nén là tên Văn bản theo quy tắc trên
- Định dạng đuôi văn bản phải được viết thường (doc; xls; pdf; rar; zip…)

Bước 3: Upload văn bản 
- Sử dụng phần mềm upload (CuteFTP…) với tài khoản được cấp để upload lên máy chủ FTP
- Upload Văn bản vào thư mục tương ứng thời gian ban hành (vanban/nam)

Chú ý: 
- Thư mục chứa VB cần upload lên máy chủ được đặt tên viết liền, không dấu;
- Trên máy chủ FTP, nếu chưa có tháng và năm để lưu văn bản thì thực hiện khởi tạo Thư mục tương ứng để lưu trữ

Bước 4: Cập nhật Văn bản lên Cổng thông tin 
- Tiêu đề tin: Loại VB_Số_Cơ quan ban hành_Ngày ban hành_trích yếu
(VD: Quyết định 162/QĐ-UBDT ngày 24-7-2012 về Phê duyệt Kế hoạch phòng, chống ma túy năm 2012)

- Nội dung tin: giới thiệu nội dung Văn bản: đối tượng, phạm vi điều chỉnh, thời gian hiệu lực (nếu có)
Chú ý:  Văn bản đã hết hiệu lực cần ghi rõ là “VB hết hiệu lực theo VB…”

- Chèn link download: File: xls/doc/pdf(Zip/Rar) - Nội dung xem tại đây
Đường dẫn: /wps/wcm/uploads/vanban/nam/ten_file_VanBan

- Người cập nhật tin: Viết tắt tên người cập nhật trong ngoặc [ ], tại góc dưới bên phải phần nhập nội dung tin